מאמרים:

הקרן לעזרה הדדית בקיבוץ: חשיפות מרכזיות ודרכים לצמצומן

03 ינואר 2017

יוסי ישראל , שותף, מנהל מחלקה כלכלית במגזר ההתיישבות |
בקצרה

במסגרת תקנות הערבות הדדית בקיבוץ המתחדש, נקבע כי על הקיבוץ להקים קרן ייעודית שתספק סיוע לחברים במקרים בהם לא ניתנו פתרונות מספקים במסגרת תקציבי הקהילה השוטפים. הקרן תנוהל על ידי שלוחי ציבור שיבחרו בקלפי/באסיפת הקיבוץ ובנפרד מהפעילות השוטפת של הקהילה.

מתוקף היותה קרן ציבורית, הקרן מחייבת התנהלות מפוקחת ומעוגנת בתקנון ייעודי שאושר על ידי חברי הקיבוץ בהצבעת קלפי. בקביעת התקנון יש להתייחס לכלל דרכי הניהול וההתנהלות של הקרן, החל מאופן בחירת ההנהלה הציבורית, דרך תיעוד פניות ופרוטוקולים, וכלה בהגדרה מעשית של יעדים ותהליכים.   

כלל התחומים הנוגעים לפעילות הקרן נמצאים באחריות ההנהלה, לרבות הטיפול בפניות מחברי הקיבוץ, ניהול חשבון בנק ייעודי לפעילות הקרן, תיעוד ובקרה לתהליכי קבלת ההחלטות וכיו"ב.

הפחתת החשיפות בפעילות הקרן

מתוקף אופייה, פעילות הקרן טומנת בחובה חשיפות רבות שמסכנות את פעילותה התקינה ואת עמידתה ביעדים שלשמם היא הוקמה. בין הדרכים לצמצום החשיפות המרכזיות:

  • הטמעת מנגנוני בקרה ואכיפה למשך תקופת הכהונה של חברי ההנהלה
  • דרישה מחברי ההנהלה לחתום ולהתחייב לחיסיון מלא של המידע המועבר להם מתוקף תפקידם
  • הקפדה על תיעוד סדור ומלא של ישיבות ההנהלה ותהליכי קבלת ההחלטות
  • התעקשות על פתיחת חשבון ייעודי לניהול כספי הקרן, בנפרד מהנהלת החשבונות של הקיבוץ
  • קביעת מדיניות מוגדרת לניהול תיק ההשקעות, תוך שמירה על רמת נזילות שתאפשר סיוע מידי במקרה הצורך, וכן קביעת הנהלים והקריטריונים לקבלת הסיוע.
  • קביעת מנגנון למסירת דיווח תקופתי לאסיפה/הנהלת הקיבוץ על פעילות הקרן, בו יכללו נתונים כספיים ונתונים על מספר ואופי הפניות שנתקבלו.

לסיום, הערובה האמיתית להתנהלות תקינה של הקרן ולטיפול ראוי בחשיפות הטמונות בה היא קודם כל הדיווח לציבור החברים וביצוע מעקב אחר יישום המלצות הביקורת. 

תקנות הערבות ההדדית בקיבוץ המתחדש

"איש את רעהו יעזורו, ולאחיו יאמר: חזק!"  (ישעיהו, מ"א, ו')

חשיבותה של העזרה ההדדית מודגשת כבר במקורות העתיקים של תרבותנו, וכך גם כיום. שינוי אורחות החיים בקיבוץ חייב את הקיבוצים המתחדשים במתן מענה ועזרה לחברים במקרים בהם לא ניתנו פתרונות הולמים ומספקים במסגרת תקציבי הקהילה.

במסגרת "תקנות הערבות הדדית בקיבוץ המתחדש התשס"ו – 2005", נקבעה חובתו של הקיבוץ המתחדש לקיים מערכת של ערבות הדדית בין חבריו. בסעיף 9א נקבע כי "..הקיבוץ יקבע בתקנונו את העקרונות בדבר היקף הערבות ההדדית שהוא מיועד לה (...) וכן את עקרונות ההסדרים שייושמו בקיבוץ לצורך עמידה בעקרונות הערבות ההדדית". עוד נקבע בסעיף 11 א'9, כי "קיבוץ המבקש לתקן את תקנונו כך שיסווג כקיבוץ מתחדש, יכלול בתקנונו גם הוראות בדבר הערבות ההדדית".

לצורך סיוע ועזרה הדדית לחברי הקיבוץ, נקבע כי תוקם קרן ייעודית (להלן: "הקרן"). עוד נקבע כי הקרן תנוהל בנפרד מהניהול השוטף של הקהילה. הקרן, בהגדרתה, הינה קרן ציבורית והיא מנוהלת על ידי שלוחי הציבור שנבחרו באסיפת הקיבוץ (או בקלפי).

 

תקנון הקרן לעזרה הדדית

היותה של הקרן  קרן ציבורית המנוהלת, כאמור לעיל, על ידי שלוחי ציבור ומקורותיה הינם כספי ציבור, מחייבת התנהלות סדורה ומפוקחת המבוצעת על פי כללים שנקבעו מראש.

משכך, קיימת חשיבות גבוהה בקביעת תקנון לקרן בו תעוגן דרך הניהול וההתנהלות של הקרן, בכלל זה קביעת הנהלה ציבורית, לרבות הרכבה ודרך בחירתה; קביעת אופן ניהול הקרן, לרבות רישום ותיעוד פניות מחברים; ניהול הכספים וכן, חובת תיעוד ישיבות הקרן בפרוטוקולים מאושרים לצורך שמירת נתיב בקרה ופיקוח. כמו כן, יש לקבוע בתקנון מטרות ויעדים, בכללם הנושאים בגינם תינתן העזרה, קביעת המקורות לפעילות הקרן וכיו"ב.

על התקנון לקבל את אישורם של חברי הקיבוץ בהצבעת קלפי וכן, לקבוע נוהל לשינויים נדרשים במהלך הפעילות.

 

ניהול פעילות הקרן

באחריות הנהלת הקרן נמצאים ניהול כלל התחומים הנוגעים לפעילות הקרן, לרבות קבלת פניות מחברי הקיבוץ המבקשים סיוע, קבלת כל המסמכים הנדרשים, דיון ובדיקת הבקשות, קבלת החלטה על מתן עזרה, קביעת גובה העזרה, אופייה (מענק, הלוואה) ותנאיה, וכיו"ב.

כמו כן, באחריות הנהלת הקרן לפתוח חשבון בנק ייעודי דרכו יתבצעו כל הפעולות הכספיות בקרן. במסגרת ניהול החשבון, ההנהלה אחראית לקבוע דרך לשמירה על הכספים וערכם (מדיניות השקעות), להחיל מעקב ובקרה שוטפים אחר התנועות בחשבון, להפקיד את כספי המיסוי המוטל על חברי הקיבוץ (או תשלום הניתן מתקציב הקהילה), להעביר כספים לחברים הזכאים, לנהל מעקב ובקרה אחר החזר ההלוואות וכן הלאה.

על הנהלת הקרן לוודא כי כל ישיבותיה תתועדנה כנדרש באופן שניתן יהיה לקיים נתיב ביקורת בתהליך ולבחון, גם בדיעבד, את דרך קבלת ההחלטות.

מאחר וניהול הקרן מתבצע מחוץ לניהול הקהילה השוטף, סיכומי הקהילה התקופתיים אינם מתייחסים לקרן לעזרה הדדית. לפיכך נדרשת הנהלת הקרן בדיווח שנתי לציבור החברים בגין פעילות הקרן וכן בדיווח תקופתי למוסדות הקיבוץ.

כמו כן, הקרן לעזרה הדדית מנוהלת על ידי הנהלה ציבורית ואופי פעילותה דורש דיסקרטיות רבה מצד העוסקים במלאכה. 

 

חשיפות מרכזיות בניהול הקרן

מניסיוננו בביקורת על התנהלות הקרנות לעזרה הדדית בקיבוצים רבים, עולה כי בפעילות הקרן טמונות חשיפות רבות העלולות לפגוע בפעילותה התקינה ועמידתה ביעדים שנקבעו. להלן דוגמאות לחשיפות שנמצאו בביקורות שערכנו וכיצד להימנע מהן:

 

ניהול תקין

חברי הנהלת הקרן נבחרים על ידי ציבור חברים לתקופת כהונה קצובה. נמצאו מקרים בהם חברי הנהלת הקרן מכהנים בתפקידם שנים רבות לאחר סיום תקופת כהונתם, ומשכך, ללא תוקף האישור הציבורי לפעילותם. על כן, יש להקפיד על הטמעת מנגנוני בקרה ואכיפה למשך כהונת חברי ההנהלה, בהתאם להוראות שנקבעו בתקנון הקרן.

 

סודיות

בפעילות הקרן נחשפים חבריה לפרטי בקשות החברים לקבלת עזרה ולא אחת שזורה הבקשה בפרטים הקשורים בצנעת הפרט הדורשים חסיון על מידע רפואי, משפחתי ואחר המועבר לחברי ההנהלה. משכך, על חברי הנהלת הקרן להתחייב, לרבות באמצעות חתימה על מסמך התחייבות, לשמור על חסיון מלא של כל הפרטים המועברים לידיעתם מתוקף תפקידם.

 

תיעוד

ישיבות הנהלת הקרן אמורות להיות מתועדות בפרוטוקולים סדורים ומאושרים על ידי חברי ההנהלה (אם בישיבה העוקבת ואם באמצעות אישור כל אחד מהחברים לפרוטוקול שנשלח אליהם).

במקרים רבים לא תועדו ישיבות ההנהלה, ואף נמצאו מקרים בהם לא התקיימו ישיבות והחלטות הקרן התקבלו בע"פ בשיחה בין חברי ההנהלה (או חלקם). בהיעדר תיעוד סדור להחלטות הועדה קיימת חשיפה לניהול לא תקין, לחילוקי דעות, שכחה ואי הבנות באשר להחלטות שהתקבלו.

 

כספים

כאמור, ניהול הכספים בקרן מבוצע על ידי חברי הנהלת הקרן ובמנותק מניהול כספי הקיבוץ. משכך, נקבע ברוב התקנונים כי הקרן תנוהל באמצעות חשבון בנק ייעודי שינוהל על ידי חברי הקרן. בביקורות שערכנו נמצא לא אחת כי חרף החלטות הקיבוץ לא נפתח חשבון בנק ייעודי וכספי הקרן נוהלו בכרטסת הנהלת החשבונות של הקיבוץ.

החשיפות במקרה זה, בנוסף לאי קיום החלטות הקיבוץ, הינה בכך שבעלי הרשאות לניהול כספי הקיבוץ  (גזבר, חשב, ואחרים) - אשר אינם חברי הנהלת הקרן - יכולים לבצע פעולות שונות בחשבון הקרן ללא סמכות ורשות. בנוסף, ניהול פעילות הקרן באמצעות הנהלת החשבונות של הקיבוץ עלולה לחשוף את המידע הרגיש אודות החברים לעיניהם של גורמים שונים שאינם מוסמכים לו.

כמו כן, גם אם החשבונות האמורים הם חשבונות ייעודיים הרשומים על שם הקיבוץ, במקרים בהם הקיבוץ נקלע לקשיים כספיים הם חושפים את כספי הקרן ונושי הקיבוץ יוכלו להפקיע כספים אלו. משכך, ראוי להקים קרן מילואים ובמסגרתה לנהל את כספי הקרן לעזרה הדדית, שכהגדרתה בחוק  כספי קרן המילואים מתנהלים מחוץ לספרי הקיבוץ ולפיכך גם מוגנים במקרים של חדלות פירעון של הקיבוץ.

 

קביעת מדיניות

במהלך השנים נצברים בקרן סכומים נכבדים החשופים לשחיקה בערכם. על כן, נדרשת קביעת מדיניות באשר לניהול תיק השקעות והרכבו, ומעקב שוטף אחר ניהולו. מטבען של בקשות לקבלת עזרה הן מגיעות ללא תכנון מוקדם ובצירוף הדחיפות לקבלת עזרה מידית. משכך, נדרשת מדיניות שתבטיח ותשמר את רמת הנזילות הנדרשת למתן עזרה מידית במקרה הצורך.

במסגרת קביעת המדיניות לניהול הקרן יש לקבוע גם קריטריונים לזכאות, לרבות היקף העזרה הניתנת.

 

פיקוח ובקרה

דווקא משום קיומו של הצורך לשמירה על סודיות, קיימת חשיפה למצב לפיו הקרן אינה מתנהלת על פי החלטות הקיבוץ, אינה נותנת מענה ראוי לפניות החברים, החלטותיה אינן מתועדות ולפיכך, כאמור לעיל, היא חשופה לחילוקי דעות ופרשנויות סותרות. בנוסף, לא מתקיים איזון בין מקורות ושימושי הקרן, כך שיתכנו המצבים הבאים: שחיקת הקרן עד להיעדר יכולת פעולה מחד, או עד צבירת יתרות מעבר לנדרש מאידך.

מסירת דיווח תקופתי, אם להנהלת הקיבוץ ואם לאסיפת החברים, שכולל נתונים כספיים, מספר הפניות שהתקבלו ואופי הפניות (בקשות הקשורות בטיפולים רפואיים, עזרה לבני משפחה, אחרות) תיתן בידי הקיבוץ כלי לניתוח פעילות הקרן ובמידת הצורך - לביצוע שינויים בהחלטות הקיבוץ.

בביקורת שביצענו נמצאו מקרים בהם לא נמסר כל דיווח ומשכך, אין בידי  הקיבוץ אפשרות לבדיקת התנהלות הקרן. 

 

המפתח: ערובה להתנהלות תקינה

בפעילות הקרן לעזרה הדדית נכרכים כספי ציבור בצד מתן מענה למצוקות חברי הקיבוץ. מטבעה, בפעילות הקרן טמונות חשיפות הן בתחום מתן העזרה לחברים במצוקה והן בניהול כספי ציבור הנצברים בקרן.

ניהול תקין של הקרן, מחייב אחת לכמה שנים לבצע דוח ביקורת בו יבחנו עמידת הקרן בכללים שנקבעו, מתן מענה למצוקות החברים וביצוע פיקוח ובקרה אחר ניהולם של כספי הציבור. דיווח לציבור החברים על ביצוע הביקורת ומעקב אחר יישום המלצות הביקורת, מהווים ערובה להתנהלות תקינה ולטיפול ראוי בחשיפות.


 

צור קשר עם המומחים