ארגז כלים לעמותות וחברות לתועלת הציבור לקראת התמודדות עם ביקורת עומק

ביקורת עומק – למי היא מיועדת?

כולנו מכירים את ההרגשה המלחיצה במקצת כאשר מתקבל במשרדי העמותה/החל"צ מכתב מאת רואה החשבון "ישראל ישראלי", בו הוא מודיע כי "החתום מטה הוסמך על ידי רשם העמותות לבצע ביקורת על פעילותה של העמותה... המהווה תנאי לקבלת אישור ניהול תקין". 
רובנו אף יודעים כי אין כל סיבה להילחץ, שהרי העמותה/החל"צ מתנהלת על פי חוק ובצורה מסודרת, אולם הידיעה כי אנו ניבדק על ידי גורם חיצוני שאינו מכיר את העמותה/החל"צ ואת פועלה גורמת לתחושת מועקה בקרב כל מנהל סביר.
אם כך, מה עלינו לעשות כדי לעבור את הביקורת בשלום ואולי אפילו כדי "להקדים תרופה למכה"?¹ 

קודם כל להירגע! 
חשוב מאוד להיכנס לפרופורציות הנכונות ולזכור כי רואה החשבון הבודק נשלח לעשות את עבודתו על פי כללים שנקבעו על ידי הרגולטור וכי אין לו  דבר אישי נגד העמותה/החל"צ הנבדקת. הבינו לעומק את משמעות ביקורת העומק ואת הנושאים הנבדקים בכדי שתוכלו להתכונן כראוי. חומר רב בנושא ניתן למצוא באתרי אינטרנט שונים, לרבות באתר רשם העמותות. במידת הצורך, היעזרו גם בגורמים מקצועיים מתאימים, לרבות ברואה החשבון המבקר של העמותה, במבקר הפנימי או ביועץ המשפטי. אל תשכחו כי אין המדובר בהכרעה סופית של רואה החשבון הבודק - לעמותה/לחל"צ תינתן ההזדמנות להגיב בצורה ראויה לממצאי הביקורת.

ובכל זאת, כיצד ניתן להתכונן לביקורת עומק?
 

חזרה לשורשים

בדקו כי בידי העמותה כל מסמכי ההתאגדות הנדרשים ובתוך כך, האם:

• בידי העמותה מסמכי הרישום החתומים כנדרש על ידי רשם העמותות.

• בידי העמותה תקנון שאושר ונחתם כנדרש על ידי רשם העמותות.
• במידה וחלו שינויים בתקנון, ודא כי השינויים דווחו כנדרש לרשם העמותות (לרבות דיווח על החלטת האסיפה הכללית בנדון על גבי טופס מקוון) ואושרו על ידו בחתימתו.
• העמותה עושה שימוש בשמה המלא שאושר על ידי רשם העמותות, לרבות במסמכים רשמיים, בשלטים וכיוצ"ב.
• הכתובת ממנה פועלת העמותה (משרדיה) הינה זו המופיעה ברישומי רשם העמותות.
• מטרות העמותה, כפי שאושרו על ידי רשם העמותות, הינן אלו הממומשות בפועל ולא קיימות מטרות אשר נזנחו או פעולות המבוצעות בפועל ושאינן תואמות את המטרות המאושרות.
• במידה וחלו שינויים במטרות העמותה, השינויים דווחו כנדרש לרשם העמותות (לרבות דיווח על החלטת האסיפה הכללית בנדון על גבי טופס מקוון) ואושרו על ידו בחתימתו.
• בידי העמותה קיים פנקס חברים מעודכן² הכולל פרטים בדבר שמו המלא של החבר, מספר זהותו, מענו, תאריך תחילת חברותו ותאריך פקיעתה (במידה ורלוונטי).

ערכו מסדר למוסדות החובה

בדקו כי בעמותה מכהנים כל מוסדות החובה הנדרשים וכי החברים במוסדות אלו רשאים לכהן בתפקידים אלו, ובתוך כך האם:

• בעמותה מכהנים כל מוסדות החובה הנדרשים על פי חוק ותקנון: אסיפה כללית, ועד מנהל וועדת ביקורת (או גוף מבקר)³ .

• במידה והמחזור עולה על סך של כ-1,150 אלפי ש"ח, גם רואה חשבון מבקר.
• במידה והמחזור עולה על כ- 10,000 אלפי ש"ח, גם מבקר פנימי.
• מוסדות החובה מתכנסים בתדירות הנדרשת על פי חוק או על פי התקנון.
• קיימים פרוטוקולים מסודרים בגין כל ישיבה הנחתמים על ידי יו"ר הישיבה.
• הבחירות לוועד המנהל נערכות בתדירות של כל 4 שנים לפחות ותהליך הבחירה מתועד כנדרש בפרוטוקול ונעשה על פי התקנון.
• חברי הוועד המנהל אינם נושאים בתפקידים אסורים אחרים בעמותה, לרבות בתפקיד חבר ועדת ביקורת או בתפקיד אחר בשכר (הענקת שירותים אסורה).
• בוועדת הביקורת בעמותה מכהנים לפחות שני חברים*  או מכהן גוף מבקר (אשר במידה ואינו רואה חשבון, אושר כנדרש על ידי רשם העמותות).
• בוועדת הביקורת לא מכהנים חברי ועד או נושאי משרה.
• בוועד המנהל ובוועדת הביקורת לא מכהנים חברים במשך תקופה ארוכה יותר מזו שנקבעה בתקנון.
• לא קיימת קרבה משפחתית בין חבר ועד מנהל לחבר ועדת ביקורת
• העמותה לא מעסיקה קרובי משפחה של חברי ועד ו/או חברי ועדת ביקורת בהיקף העולה על 10% מכלל העובדים או מהשכר המשולם בעמותה.
• במידה ונדרש מינויו, רואה החשבון ימונה על ידי האסיפה הכללית, אשר תקבע  את שכרו. וכן, במידה ומחזור העמותה הינו 5 מיליון ש"ח או יותר, רואה החשבון המבקר לא יעסוק בהנהלת החשבונות של העמותה.

וודאו כי כל המסמכים הוגשו כנדרש על פי חוק

זה הזמן לעשות יישור קו ולוודא כי העמותה הגישה בשנים האחרונות את כל המסמכים והדוחות הנדרשים על פי חוק כשהם חתומים וערוכים כנדרש. כך לדוגמא, בדקו כי הדוחות המילוליים הוגשו במועד הנדרש וודאו כי המידע שבהם נכון למועד הוצאת הדוח; בדקו כי הדוחות הכספיים הוגשו במועד הנדרש על פי חוק (או בהתאם להסדרי האורכות) כשהם ערוכים על פי כללי החשבונאות המקובלים הרלוונטיים וחתומים בחתימות מקוריות על ידי שני חברי ועד מנהל. במידה ונדרש במינוי רואה חשבון, בדקו כי הדוחות כוללים את חוות הדעת של רואה החשבון על הדוחות הכספיים.
 

ערכו בדק בית באשר לניהול הכספי

בהיות הניהול הכספי דבר שבשגרה נראה כי לא תמיד מוקדשת המחשבה המתודית לבחינת יעילותו וניאותו. ענייניה הכספיים של העמותה משליכים על פעילותה וניהולם מהווה למעשה סמן ימני באשר לניהול הכולל של העמותה והתנהלותה התקינה. עובדה זו נלקחת בחשבון על ידי רואה החשבון בבואו לערוך את ביקורת העומק ולכן חשוב להקדיש את הזמן הראוי בכדי לערוך מראש את בדק הבית הנדרש באשר לניהול משק הכספים של העמותה ולוודא כי העמותה מנצלת את משאביה הכלכליים לטובת מימוש מטרותיה בלבד תוך שמירה על יעילות וחיסכון. בתוך כך יש להתייחס לדברים הבאים:

• קיומו של תקציב מסודר בידי העמותה שאושר כנדרש במוסדות המקובלים.

• קיומו של בעל תפקיד פנימי לעמותה הנושא באחריות למערך הכספים של העמותה ולרישום הפעולות הכספיות** .
• קיומה של מערכת הנהלת חשבונות אוטונומית ונפרדת מזו של תאגידים אחרים המסוגלת לנהל פנקסי חשבונות שישקפו בשלמות ובנאמנות את עסקאותיה ומצבה הכספי של העמותה.
• האסמכתאות בגין הפעולות הכספיות המבוצעות בעמותה מתועדות ונשמרות כנדרש ובאופן מסודר במשרדי העמותה (זכרו כי אורח לרגע רואה כל פגע).
• הוצאת כספים מהעמותה מבוצעת רק על פי אישור של שני מורשי חתימה לפחות שאושרו על ידי הוועד המנהל (או כפי שנקבע בתקנון) ושלא במזומן (למעט הוצאות מקופה קטנה).
• במידה ולעמותה אישור ניהול תקין היא אינה מחזיקה כרטיס אשראי, אלא אם הוא כפוף לאחד התנאים הבאים: הכרטיס הינו מוגבל או השימוש בכרטיס הינו בכפוף לקיומה של יתרה כספית.
• העמותה מנהלת חשבונות בנק על שמה בלבד וכל ההתנהלות הכספית מבוצעת בחשבונות אלו בלבד.
• הרישום של הוצאות הנהלה וכלליות מתבצע על פי הסיווג הנדרש, קרי לא נרשמות עלויות ישירות כהוצאות הנהלה וכלליות (או להיפך), ושיעור ההוצאות כאמור מתוך מחזור ההכנסות אינו עולה על השיעור המרבי המותר בהתאם למדיניות רשם העמותות (כ-40%).
• תשלומים לחברי ועד וועדת ביקורת מבוצעים על פי המותר בתקנות בנדון בלבד וחברי הועד וועדת הביקורת אינם מקבלים כל גמול או טובת הנאה אחרת מהעמותה או מצד קשור לה.
• השכר המשולם לעובדי העמותה נבדק ומאושר על ידי גורם בכיר בתחום הכספים של העמותה ולא מבוצעים תשלומים במזומן (מומלץ להכין ניירות עבודה מסודרים בדבר התשלום לחברי ועד/ועדת ביקורת).
• במידה והעמותה נמצאת במצב של גרעון הועבר דיווח למוסדות המקובלים והתקיים דיון בנדון, לרבות הדרכים לצמצום הפערים.
• במידה ולעמותה פעילות עסקית היא עומדת בהוראות והנחיות רשם העמותות.
• לעמותה פנקס קבלות ייעודי לתרומות. על הקבלה רשום במפורש כי היא בגין תרומה ובמידה ויש לעמותה הכרה לפי סעיף 46 זה מצוין על הקבלה.
• העמותה מנהלת פנקס תורמים הכולל את שם התורם, סכום התרומה וכו לרבות תרומה בשווה כסף.
   

הכינו מראש תיק ביקורת מסודר

מומלץ כי תכינו מראש תיק ובו ישמרו באופן מסודר כל המסמכים הרלוונטיים לביקורת העומק, אשר ניתן לשער מראש כי רואה החשבון העורך את הביקורת יידרש להם, לרבות מסמכי רישום העמותה, תקנון העמותה (לרבות אישור הרשם את השינויים שחלו בו), פנקס חברים ופנקס חברי ועד, דוחות כספיים, דוחות מילוליים, רשימת חמשת מקבלי השכר הגבוה, רשימת תרומות שהתקבלו מישות מדינית זרה, פרוטוקולים של מוסדות העמותה/החברה (לרבות אסיפה כללית, ועד מנהל/דירקטוריון וועדת ביקורת), נהלי עבודה, תקציבים, דפי בנק ואישורי יתרות מהבנקים, רשימת מקבלי השכר, תרשים ארגוני של מוסדות העמותה וכיוצ"ב. במסגרת זו עיינו במכתב שהתקבל מאת רואה החשבון וברשימת המסמכים שפורטו במכתב.
מומלץ לכלול בתיק הביקורת גם חומר רקע על העמותה ופועלה, לרבות עלון שיווקי או כל מסמך אחר המתאר בצורה ציורית ומסודרת את פעילות העמותה.
זכרו שלאופן הצגת הדברים ולאופן שמירת האסמכתאות ונגישותן יכולה להיות השפעה פסיכולוגית לא מעטה על רואה החשבון העורך את ביקורת העומק ועל גישתו החיובית כלפי העמותה.
 

שמרו על יחסים קורקטיים עם רואה החשבון הבודק

שמרו על יחס ענייני והיצמדו לשאלותיו של רואה החשבון הבודק. אל תפגינו כלפיו יחס עוין, מתנשא או מזלזל על מנת שלא ליצור אנטגוניזם, ומנגד, אל תתחנפו כמובן. זכרו כי הוא עושה את עבודתו מבלי שיש לו עניין אישי בתוצאות ביקורת העומק וכי גם הוא בן אנוש שניתן לפנות אליו בכל שאלה ועניין שעולה במסגרת הביקורת.

צרו קשר עם המומחים שלנו לביקורת פנימית 

1. הכתוב מטה מופנה מטעמי נוחות בלבד כלפי עמותה, אולם חל בשינויים המחויבים גם על חברה לתועלת הציבור.
2. בחברה לתועלת הציבור – פנקס בעלי מניות.
3. בחברה לתועלת הציבור – אסיפה כללית, דירקטוריון, ועדת ביקורת, מנכ"ל ורואה חשבון מבקר. אם המחזור עולה על 10 מיליון ש"ח, גם מבקר פנימי.

(*) בחברה לתועלת הציבור מספיק חבר ועדת ביקורת יחיד (כל עוד ולא תוקנו תקנות בעניין זה(.

**)) זכרו בהקשר זה כי ככלל, למעט במקרה מסוים, רואה החשבון המבקר המבצע את הביקורת על הדוחות הכספיים של העמותה/החברה אינו רשאי לבצע גם את הנהלת החשבונות.