כחלק מההתפתחות והצמיחה הטבעית של חברה, חברות רבות מגיעות לשלב של חשיבה ורצון בהחלפת או החדרת מערכת ERP לארגון.  ההבנה היא שהכנסת מערכת ERP לארגון אינה רק "הוצאה כספית" כהגדרתה, אלא מהווה השקעה לטווח רחוק ומשמשת ככלי שרת בידי הארגון לצורך קבלת החלטות, קבלת תמונת מצב כוללת, זרימת תהליכי עבודה וייעול עבודה.

הקו המנחה לפיו פועלים כיום ארגונים הוא צמצום כמות מערכות ה-ERP בארגון לכדי מערכת אחת שתיתן מענה כולל לדרישות והצרכים הארגוניים וכן צמצום ההשקעה בפיתוח המערכות לסכום אפס. לפיכך הדרישה הקיימת בשוק ממערכת ה-ERP הארגונית הינה מערכת סגורה ותהליכים מובנים צד אחד, ומערכת גמישה אשר תאפשר לארגון לבצע במערכת את ההתאמות הייחודיות לו. השוק מציע מערכות הנותנות מענה מדויק לדרישות, אך בד בבד עם בחירת המערכת, על הארגון לבחור גוף מיישם, ולמעשה לבחור שותף לדרך.

לכן, על מנת לבחור את הגוף המיישם והמערכת המתאימים ביותר יש להסתכל על מספר פרמטרים וביניהם: ניסיון, יציבות החברה בשוק, והראייה של החברה את המערכת לטווח ארוך. בנוסף לכך, על הארגון למדוד את ההשקעה כפונקציה של זמן.

כשנכנסים לתהליך יש להבין שהתהליך דורש מהארגון תכנון נכון של תקציב, משאבים וזמן. ברור שכל ארגון הינו בעל מומחיות בתחום הפעילות שלו ולכן באופן טבעי קיימים התלבטויות וחששות הנובעים מחוסר ידע ומומחיות בתחום של יישום מערכת ERP.

להלן מספר דרכים להפוך את תהליך היישום של מערכת ה-ERP בארגון לפשוטה, יעילה ומתאימה לארגון וההנהלה:

טרם התהליך:

מעל לכל, חשוב שמתחילת הדרך הארגון על כלל עובדיו יידע שההחלטה להחלפת או הטמעת מערכת ERP היא החלטה של ההנהלה, דבר שיסייע לרתום את כלל אנשי המפתח בארגון לתהליך.

כשמדברים על תחילת שיתוף הפעולה עם הגוף המיישם, על מנת ליצור דרך קלה יותר, על החברה והגוף המיישם לעשות תיאום ציפיות בכל הנוגע לשלבי העבודה והתהליכים הנדרשים.

בזמן התהליך:

בשלב האפיון חשוב להקדיש מחשבה על הדרכים לפשט את התהליכים- פשטות ויעילות של תהליכים במערכת הם אחד המפתחות להצלחה!

באם ניתן, רצוי לחלק את הפרויקט לשלבים- לא תמיד הארגון בשל לכל התהליך בפרק זמן אחד. על מנת לעשות כן, ניתן לחשוב אילו שלבים הם- MUST ואילו נכנסים תחת הקטגוריה של NICE TO HAVE.

יש לנקוט זהירות בניסיון ליישם מקרי קצה במערכת ובכך לחשוב שהצלחנו להתאים את המערכת ל-100% מהדרישות. לפעמים דווקא מקרי הקצה יכולים לשבש יישום פשוט של תהליכי ליבה.

חשוב לנסות להיצמד ל-CORE של המערכת- הכוונה היא לשימוש נכון ויצירתי בכלים המובנים במערכת על מנת לתת את הפתרונות ולחסוך בהוצאות מיותרות.

בנייה נכונה של המערכת היא בעלת חשיבות על מנת שתתמוך בתהליכים נוספים, שינויים ארגוניים עתידיים וגדילה של החברה.

בגמר התהליך:

העברת ידע מהגוף המיישם למשתמשי מפתח בארגון על מנת לאפשר לארגון עצמאות בניהול המערכת בהמשך הדרך

אחת מהמערכות המוצעות בשוק, ונותנת מענה לפרמטרים האלו, היא מערכת SAP Business One.

מערכת SAP Business One , עם מעל 60,000 לקוחות, מהווה פתרון הדגל של חברת SAP העולמית לארגונים קטנים ובינוניים. החברה משקיעה משאבים רבים במערכת בהיבטים פונקציונאליים וטכנולוגיים, על מנת לאפשר לכל לקוח ליהנות מהן. כמה מההשקעות של SAP במערכת הן בתחום ה DB והחדשנות הטכנולוגית בנושאי SAP HANA-In Memory  , כמו כן פתרונות SAP Business One CLOUD עם יכולות מובנות בגרסאות החדשות והובלה בתחום יכולות ה BI עם רכישתה של חברת Business Object .

מבחינת הראייה לטווח ארוך, SAP דואגת לפרסם Road Map של המערכת לשנים קדימה, דבר שאינו ברור מאליו בעולמות ה ERP, מה שיוצר מחויבות ברורה של היצרן למערכת וללקוחותיה.

חשיבה מרובה בממשק המשתמש של המערכת כולל אפשרויות של התאמה ושינויים ברמת משתמש המערכת, וכולל גם ממשק WEB-י בגרסאות החדשות.